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Fusion et Publipostage, par l'interface et en VBA

Date de publication : 01-03-2008

Par Olivier Lebeau (Heureux-oli sur DVP)
 

Word peut se révéler un outil de choix pour la diffusion en masse de documents personnalisés. Écrire une seule lettre qui sera différente pour chaque destinataire.

1. Introduction
1-A. Les commandes
2. Le type de document
3. Nouveau ou document en cours
4. Les sources de données
4-A. Word
4-B. Excel
4-C. Access
4-D. Outlook
4-E. SQL Server
4-F. Création d'une liste
5. Le document
6. L'utilisation avancée des champs
6-A. Les règles
6-A-1. Demander
6-A-2. Remplir
6-A-3. Si Alors Sinon
6-A-4. Numéro d'enregistrement
6-A-5. Numéro de séquence
6-A-6. Suivant
6-A-7. Suivant Si
6-A-8. Définir Signet
6-A-9. Sauter l'enregistrement
6-B. Les images
7. Le VBA
7-A. Introduction
7-B. Ajout d'une source de données
7-B-1. Données SQL Server
7-B-2. Données Access
7-B-3. Données Excel
7-C. Ajout d'un champ de données
7-D. L'exécution
7-E. Destination du publipostage
7-F. Code Complet
7-G. Enregistrement de chaque document
8. Autre méthode VBA
8-A. Connexion à un SQL Server
8-B. Connexion à une base de données Access
8-C. Récupération de données d'une feuille Excel
8-D. Utilisation des données dans un document
8-D-1. Cas simple
8-D-2. Cas Multiple
9. Liens
10. Conclusions et remerciements


1. Introduction

Suite à de nombreuses questions liées au publipostage, j'ai décidé de me lancer dans un tutoriel. Je vais tenter d'apporter quelques éclaircissements sur les méthodes à utiliser. Certaines sont accessibles aux débutants, d'autres font appel à des techniques avancées de VBA.

Toutes les illustrations sont issues de Word 2007, mais les méthodes utilisées sont applicables aux versions antérieures.

Le publipostage est une technique qui permet de créer un grand nombre de lettres types dont le contenu est personnalisé. Les informations utilisées pour le publipostage ne se limitent pas aux données personnelles, elles peuvent être d'une tout autre naturen, factures, contrats, ...

Dans les parties qui vont suivre, le document de fusion principal sera toujours un document Word et l'application de départ sera également Word, seules les sources de données vont changer.


1-A. Les commandes

Dans l'onglet Publipostage, Word possède une commande qui permet d'activer un assistant qui vous guidera pas à pas.

Dans la version 2007, cet assistant se présente sous la forme d'un volet.

Ce volet comporte deux parties importantes. La partie supérieure contient l'étape en cours.

La partie inférieure permet de naviguer d'une étape à l'autre.

Le ruban contient tous les outils nécessaires pour effectuer le publipostage.

Le groupe Créer
Ce groupe permet de choisir entre enveloppes et étiquettes.

Le groupe Démarrer la fusion et le publipostage
Le premier bouton du groupe permet de choisir le type de document que vous allez créer. Il ouvre une liste déroulante permettant de faire un choix. C'est également ce bouton qui donne accès à l'assistant.
Le second bouton permet la sélection des destinataires ou l'introduction d'une nouvelle liste.
Enfin, le dernier bouton permet de travailler la liste en ajoutant un tri.

Le Groupe champs d'écriture et d'insertion
Le premier bouton de ce groupe ne devient actif que si vous avez au moins un champ de fusion inséré sur votre document.
Le second permet d'insérer le bloc d'adresse.
Le troisième bouton offre la possibilité d'insérer une ligne de salutation.
Le dernier permet de choisir l'ajout d'un champ dans la liste. Vous pouvez réutiliser un champ du bloc adresse comme le prénom ou choisir un autre champ contenant d'autres données.

Finalement, il est parfois utile de prévisualiser les résultats avant de lancer l'impression ou l'envoi :

Le groupe Aperçu des résultats
warning Dans certains cas de figure, la prévisualisation n'est pas correcte, seul le résultat final l'est.

2. Le type de document

Pour le type de document, Word est plein de ressources.

ou encore

Ces choix correspondent à : une lettre, par exemle si votre activité change d'adresse et que vous souhaitez prevenir vos clients, un message éléctronique come une "News Letter", paralèlement à l'édition de lettre vous pouvez y associer des enveloppes, faire des planches d'étiquettes ou finalement pour "créer" un répertoire (répertoire téléphonique.


3. Nouveau ou document en cours

Vous pouvez créer un document fondé sur le document en cours d'édition, créer un nouveau document fondé sur un modèle existant ou créer un nouveau document d'après un document existant.

Cette étape ne devrait normalement pas poser de problème.


4. Les sources de données

Nous allons parcourir quelques types de sources de données utilisables avec Word.

idea Une fois la source de données choisie, si vous enregistrez votre document, vous obtenez un document principal de fusion.

4-A. Word

Pour la source de données, nous pouvons utiliser un document Word. Il est beaucoup plus aisé d'utiliser un tableau pour gérer vos données. Si vous respectez certaines conventions, il sera d'autant plus facile d'utiliser ce document.

Liste préformatée d'un tableau
  • Nom
  • Prénom
  • Adresse
  • No
  • Cp
  • Ville
  • Tel
La liste peut aussi être formatée en CSV (Valeurs Séparées par des Virgules).

Il ne reste qu'à choisir le document Word contenant la liste.


4-B. Excel

Cette liste peut également être une feuille Excel.

On choisit cette liste de la même manière que pour un fichier Word.

Et votre liste peut se trouver sur n'importe quelle feuille du classeur.

Si votre première ligne n'est pas une ligne de données, vous devez le préciser à l'ouverture.

Il est même possible d'utiliser une plage de données.


4-C. Access

L'utilisation d'une base de données Access pour la fusion et le publipostage est bien évidemment possible.
Dans l'onglet publipostage, après un clic le bouton Sélection de destinataires, choisissez Utiliser la liste existante.

Vous obtenez alors une boîte de dialogue permettant de choisir un fichier, le répertoire par défaut est le répertoire contenant les informations sur les sources de données.

Si votre base de données possède plusieurs tables, vous pouvez choisir la table qui contient vos adresses ou données pour le publipostage. Les requêtes sont également proposées.


4-D. Outlook

Outlook contenant aussi des adresses, vous pouvez sélectionner le carnet d'adresse Outlook pour un publipostage. Cette méthode se révèle très intéressante si vous désirez faire un E-mailing.

Si vous possédez plusieurs carnets d'adresses, vous aurez le choix.


4-E. SQL Server

Pour cette partie, nous allons utiliser une source de données située sur une base SQL (SQL Server 2005 Express). J'ai choisis cette version parce qu'elle est disponible pour tous du fait de sa gratuité. Pour lier des données issues d'une base de données SQL Server, on procède de la même manière que pour les autres sources de données.

idea Tous les exemples ont été réalisés à partir de SQL Server Express 2005.

4-F. Création d'une liste

Si vous n'avez pas encore de liste et que vous désirez créer une nouvelle liste, Word possède un outil qui va vous permettre de saisir une liste utilisable dans une fusion ou un publipostage.

Vous ouvrez un formulaire qui va vous permettre d'entrer des données.

Ce formulaire sommaire contient cependant tous les champs nécessaire pour faire votre publipostage. Si les colonnes proposées ne vous conviennent pas, vous avez la possibilité de les personnaliser.

Dès que votre liste est terminée, le clic sur le bouton OK ouvre une boîte de dialogue vous demandant d'enregistrer vos données. Le seul format proposé est le format *.mdb qui est le format de base de données des versions antérieures d'Access.

idea Par défaut, Word contient les outils minimums pour l'utilisation et la création d'une base de données Access.

5. Le document

Vous pouvez éditer votre document à n'importe quelle étape du publipostage. Il existe des champs par défaut et des blocs pour vous faciliter la tâche. Le plus intéressant est le bloc d'adresse.

Si vous utilisez le bouton Bloc d'adresses, vous pouvez visualiser le résultat obtenu et parcourir les différents enregistrements qui constituent votre liste.

Vous avez également la possibilité d'insérer un champ contenant des données autres que le bloc adresse.

Lorsque vous avez choisi un champ, il s'affiche dans votre document entouré de guillemets.

Si vous voulez visualiser le contenu de votre champ, vous devez faire un clic droit sur le champ et choisir "Basculer les codes de champ".

Vous obtenez alors l'affichage du code du champ de fusion et de publipostage.

Après avoir inclu au moins un champ dans votre document, vous pouvez visualiser l'aspect final de votre document. Vous avez à votre disposition un groupe de contrôle pour vous y aider.


6. L'utilisation avancée des champs

Jusqu'à présent, nous avons utilisé les champs de publipostage de façon très simple. Word permet une utilisation un peu plus avancée des champs.

Pour l'utilisation avancée du publipostage, je vous conseille de modifier les paramètres d'affichage de votre document.
Bouton Office, Options Word

Dans la partie Options Avancées et Afficher le contenu du document, choisissez Afficher les codes de champ plutôt que leurs valeurs.

idea La combinaison de touche Alt + F9 produit le même résultat.

6-A. Les règles

Word offre la possibilité de fixer des règles pour le publipostage.

warning Toutes les règles ne sont pas compatibles entre elles.

6-A-1. Demander

Dans le cadre d'un publipostage, ce champ n'a pas de fonction immédiate et ne doit pas être utilisé seul. Je vous conseille de l'utiliser avec un champ REF.

Insérer le champ demander
Vous ouvrez alors une boîte de dialogue.

Le remplissage
  1. Le nom du signet qui sera inséré.
  2. Le titre de la boîte de dialogue (je vous conseille d'y mettre votre question)
  3. Le message par défaut (si vous n'entrez rien ce sera ce texte qui sera inséré dans le signet)
  4. Si cette option n'est pas cochée, Word vous demandera un texte pour chaque document.
La boîte remplie
Si vous n'utilisez pas de champ REF, vous ne verrez pas la valeur entrée dans votre document final.

Avec champ REF

6-A-2. Remplir

En comparaison avec le champ précédent, le champ remplir ne se retrouve pas dans un signet. Il n'est donc pas possible de l'utiliser avec le champ REF. Le texte entré est intégré à votre document. Ce champ pourrait être utilisé pour renseigner le nom du correspondant qui a publié les documents.

Le champ remplir
Le champ contenant votre invite et ses commutateurs

Le champ Remplir

6-A-3. Si Alors Sinon

Dans les règles, la règle la plus intéressante est Si.. Alors.. Sinon. Si vous souhaitez utiliser des articles ou qualificatifs pour différencier les hommes des femmes, par exemple Cher Marcel ou Chère Marie, vous devriez ajouter autant de champs dans votre base de données que de qualificatifs ou articles que vous pensez devoir utiliser.
Cette règle assez simple permet de faire un choix en fonction d'un champ de votre base de données. Imaginez que vous ajoutiez le champ sexe dans vos données, vous pouvez faire ce choix à n'importe quel endroit de votre document.

Vous obtiendrez une boîte de dialogue :

Et comme résultat :

Le contenu du champ si vous l'affichez sera celui-ci

On se trouve avec un champ Si


6-A-4. Numéro d'enregistrement

Ce champ ajoute le numéro de l'enregistrement au document. Si vous désirez numéroter vos lettres, ce champ est tout indiqué.

Numéro d'enregistrement
Le champ

6-A-5. Numéro de séquence

La valeur obtenue sera identique au champ Numéro d'enregistrement si vous utilisez tous les enregistrements. Si vous filtrez les enregistrements, ce numéro sera différent.

Numéro de séquence
Le champ

6-A-6. Suivant

Ce champ va passer à l'enregistrement suivant. C'est ce champ qui est utilisé par Word si vous utilisez le publipostage pour la génération d'un répertoire.

idea Pour que cette commande fonctionne, elle ne peut être placée devant le premier champ de votre publipostage et elle n'agit que pour le champ qui la suit directement.

6-A-7. Suivant Si

Ce champ va fusionner dans le même document l'enregistrement suivant si la condition n'est pas remplie, si la condition est remplie, on passe alors au document suivant. On utilise ce champ lorsque plusieurs enregistrements composent les données à utiliser pour un même document de publipostage. C'est le cas pour des factures.
L'inconvénient, c'est qu'il est impératif de connaître le nombre d'occurrences que l'on va rencontrer. Nous verrons plus loin dans ce tutoriel comment utiliser une méthode bien plus souple en VBA.


6-A-8. Définir Signet

Ce champ permet d'affecter une valeur à un signet. Cette valeur peut être directement intégrée au champ.

{ SET Monsignet "MaValeur"}
Dans ce cas, le signet prendra la valeur "MaValeur". Pour afficher le contenu du signet, vous devrez utiliser un champ REF.

{ REF Monsignet }
On peut aussi lui affecter la valeur d'un champ de publipostage. Cette utilisation peut être très utile si vous avez un document de plusieurs pages et que vous souhaitez avvicher au début de chaque page le nom du destinataire.

{ SET Monsignet { MERGEFIELD Nom } }
{ REF Monsignet }

6-A-9. Sauter l'enregistrement

Ce champ permet d'éviter l'impression de certains enregistrements s'ils ne répondent pas à certaines conditions. L'exemple le plus simple est l'envoi de lettre uniquement aux femmes. Si c'est un homme, l'enregistrement doit être ignoré. La fonction de ce champ est identique au filtre.

idea Ne soyer pas surpris, cette clause de rejet n'affecte que le publipostage et pas son aperçu.
On obtient ce critère de sélection avec la méthode suivante :

Le résultat obtenu :

info Si votre affichage ne ressemble pas à l'illustration, utilisez la combinaison de touche Alt + F9 pour basculer l'affichage des champs et n'oubliez pas de refaire cette opération pour annuler l'effet.
Le code :

{ SKIPIF { MERGEFIELD Sexe } = "H" }

6-B. Les images

Dans l'utilisation du publipostage, on ne trouve pas souvent de renseignement sur l'affichage des images.
Il est possible d'obtenir pour chaque enregistrement une image différente, imaginez un répertoire où vous pourriez associer une photo à son propriétaire. Si vous décortiquez un champ d'insertion d'image dans Word, vous obtenez ceci :

{ INCLUDEPICTURE  "c:\\temp\\a.jpg"  \* MERGEFORMAT }
La méthode pour y parvenir est la suivante : dans l'onglet Insérer, le bouton QuickPart et la commande Champ.

Choisissez champ Inclureimage.

Et remplissez avec le chemin de votre image.


Il ne nous reste plus que l'utilisation d'un champ de publipostage pour remplir le champ INCLUDEPICTURE.

{ INCLUDEPICTURE  { MERGEDFIELD Path }  \* MERGEFORMAT }
Les commutateurs utilisables sont identiques aux commutateurs des champs.
Le champ InclureImage

Lors de l'édition du champ, on se rend compte que le chemin du fichier doit comporte des doubles antislashs au lieu des simples antislashs. Pour obtenir une insertion d'image lors d'un publipostage, nous devons donc ajouter un champ dans l'enregistrement qui contiendra le chemin de l'image mais avec des doubles antislashs.
Le chemin normal

C:\Temp\a.jpg
Le chemin à utiliser

C:\\Temp\\a;jpg
L'insertion des images ne se produit que lors de la fusion, le mode prévisualisation en permet pas l'affichage des images. Pour que toutes les images soient mises à jour, utilisez la combinaison Ctrl + A pour sélectionner tout le document et ensuite la touche F9 pour mettre les champs à jour.


7. Le VBA


7-A. Introduction

La commande pour la fusion et le publipostage en Word est MailMerge, et l'exécution de la fusion avec Execute.

ActiveDocument.MailMerge.Execute
Pour que cette commande ne lève pas d'erreur, certaines conditions doivent être remplies. La principale : le document doit être un document principal de fusion et publipostage.

idea Un document principal de fusion est un document qui possède une source de données associée.
Pour savoir si votre document est un document principal de fusion, vous pouvez faire le test suivant :

Sub TestDocPrincipal()
If ActiveDocument.MailMerge.State = 2 Then MsgBox "Le document est un document principal de fusion !"
End Sub
Valeur Nom Description
0 wdNormalDocument Le document n'est pas inclus dans un processus de fusion et publipostage.
1 wdMainDocumentOnly Document de base sans données jointes.
2 wdMainAndDataSource Document de base avec une source de données jointe.
3 wdMainAndHeader Document de base avec un fichier d'en-tête.
4 wdMainAndSourceAndHeader Document de base avec une source de données et un fichier d'en-tête joints.
5 wdDataSource Source de données sans document de base.

Nous pourrions même envisager de faire une fonction pour tester l'état du document.
Routine d'appel

Sub TestEtatDoc()
MsgBox EtatDocument (ActiveDocument.MailMerge.State)
End Sub
Fonction

Function EtatDocument( btEtat As Byte ) As String
Select Case btEtat
Case 0
	EtatDocument = "Le document n'est pas inclus dans un processus de fusion et publipostage."
Case 1
	EtatDocument = "Document de base sans données jointes."
Case 2
	EtatDocument = "Document de base avec une source de données jointe."
Case 3
	EtatDocument = "Document de base avec un fichier d'en-tête."
Case 4
	EtatDocument = "Document de base avec une source de données et un fichier d'en-tête joints."
Case 5
	EtatDocument = "Source de données sans document de base."
End Select
End Function

7-B. Ajout d'une source de données

Si votre document n'est pas un document principal de fusion, vous devez si vous désirez faire du publipostage lui adjoindre une source de données. La méthode pour l'ajout de données à votre document est OpenDataSource.
Ajout de données

Sub DocAjoutSource()
ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource .....
End Sub

7-B-1. Données SQL Server

Pour ajouter des données d'une base SQL Server, vous devez utiliser le chemin du fichier se trouvant dans le répertoire "Mes source de données".

info Si par curiosité vous ouvrez ce fichier "*.ODC" à l'aide du Bloc-note, vous verrez que vous êtes en présence d'un fichier XML contenant des données et des scripts.
Données SQL Server

Sub DocAjoutSource()
ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource _
	 Name:="C:\Documents and Settings\UserName\Mes documents\Mes sources de données\OLIVIERPC_SQLEXPRESS DBSQL Table1.odc"
End Sub
Après exécution, vous pouvez vérifier que les données sont "liées" au document dans l'onglet publipostage et le bouton Modifier la liste des destinataires.


7-B-2. Données Access

La méthode pour lier des données Access ne diffère pas de la méthode utilisée pour des données SQL Server. Mais au lieu d'utiliser le fichier de connexion à SQL Server, nous allons utiliser le nom du fichier Access.
Données Access

Sub DocAjoutSource()
ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource _
	Name:="C:\Documents and Settings\Olivier\Mes documents\Mes sources de données\adresses.mdb"
End Sub
La même manipulation qu'au paragraphe 7-B-2, vous permettra de vérifier que les données sont liées au document.


7-B-3. Données Excel

Une fois de plus, la méthode pour utiliser une source de données basée sur un fichier Excel est la même que pour les autres fichiers de données.
Données Excel

Sub DocAjoutSource()
ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource Name:="C:\Documents and Settings\Olivier\Mes documents\Mes sources de données\adresses.xlsx"
End Sub
Avec les mêmes manipulations, on peut vérifier que les données sont correctement liées au document.


7-C. Ajout d'un champ de données

Si vous n'avez pas défini de champ de sortie dans votre document, vous pouvez les insérer par le code. Quelle que soit la source choisie, la méthode pour insérer des champs reste la même.
Insertion d'un champ

ActiveDocument.Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldMergeField, Text:="""Nom"""
La méthode pour insérer les champs et le texte est assez simple, il suffit d'écrire les lignes de code les unes sous les autres.
Insertion de champs et de texte

ActiveDocument.Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldMergeField, Text:="""Nom"""
Selection.TypeText vbCrLf & " Je viens de mettre le nom " & vbCrLf
ActiveDocument.Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldMergeField, Text:="""Prénom"""
Vous avez aussi la possibilité d'insérer votre champ sur un signet.
Insérer sur signet

ActiveDocument.Fields.Add Range:=Bookmarks(1).Range, Type:=wdFieldMergeField, Text:="""Nom"""

7-D. L'exécution

Il ne reste qu'à exécuter le publipostage. La méthode Execute va le faire et créer un nouveau document.
Exécution du publipostage

AcriveDocument.MailMerge.Execute

7-E. Destination du publipostage

Le publipostage permet d'envoyer le ou les documents vers une destination. Cette destination peut être un nouveau document, une imprimante, un Email ou un FAX.

ActiveDocument.MailMerge.Destination = wdSendToNewDocument 
Paramètre Destination
wdSendToNewDocument Le publipostage va se faire vers un nouveau document
wdSendToPrinter Le résultat du publipostage sera directement envoyer sur l'imprimante
wdSendToEmail Le résultat sera un envoi par mail du document
wdSendToFax Le résultat du publipostage sera envoyé par FAX si un FAX est installé sur le PC.
idea Si vous utilisez wdSendToEmail ou wdSendToFax , vous devez vous assurer que le champ contenant l'adresse Email ou le numéro de fax est correctement renseigné.

7-F. Code Complet

Voila le code complet des paragraphes précédents avec l'utilisation des signets.
Code Complet avec signets

Sub DocPubliposte()
ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource _
            Name:="C:\Documents and Settings\Olivier\Mes documents\Mes sources de données\OLIVIERPC_SQLEXPRESS DBSQL Table1.odc"

ActiveDocument.Fields.Add Range:=Bookmarks(1).Range, Type:=wdFieldMergeField, Text:="""Nom"""
ActiveDocument.Fields.Add Range:=Bookmarks(2).Range, Type:=wdFieldMergeField, Text:="""Prénom"""
ActiveDocument.MailMerge.Execute
       
End Sub
warning Ce code s'il est utilisé plusieurs fois à la suite va insérer plusieurs fois les champs de publipostage. Il est donc préférable de l'utiliser lors de la création d'un document. Pour les utilisations ultérieures du document, il est préférable de se contenter de l'Exécution.

7-G. Enregistrement de chaque document

Il arrive fréquemment que l'on cherche à enregistrer les documents issus du publipostage dans des fichiers séparés. Les méthodes offertes par Word au travers de l'interface graphique ne permettent pas d'avoir un document par enregistrement ou ligne de données.

En exécutant le publipostabe par le code, vous pouvez enregistrer chaque document avec comme nom les données contenues dans votre base de données.

Le principe est assez simple, on va récupérer le nombre d'enregistrements contenus dans la source de données (iR) et dans une boucle, nous allons parcourir ces enregistrements les uns après les autres.
For i = 1 To iR
Pour utiliser un enregistrement précis, nous allons utiliser i pour définir le premier et le dernier enregistrement de la série, ce qui ne nous donnera qu'un seul enregistrement.

Sub TestPublipost()
' Déclaration des variables
Dim iR As Integer
Dim i As Integer
Dim oDoc As Document
Dim DocName As String
Dim oDS As MailMergeDataSource

' Affectation des objets
Set oDoc = ActiveDocument
Set oDS = oDoc.MailMerge.DataSource

iR = MailMerge.DataSource.RecordCount
Debug.Print iR
For i = 1 To iR
    With oDoc.MailMerge
    	'Définition du premier et dernier enregistrement
        .DataSource.FirstRecord = i
        
        .DataSource.LastRecord = i
        ' Envoi des données dans un nouveau document
        .Destination = wdSendToNewDocument
        ' Exécution du publipostage
        .Execute
        ' Actualisation de l'enregistrement pour la sauvegarde
        .DataSource.ActiveRecord = i
        'Utilisation de deux champs pour obtenir le nom du document
        DocName = .DataSource.DataFields(2).Value
        DocName = DocName & "-" & .DataSource.DataFields(3).Value
        Debug.Print DocName; i
    End With
	' Sauvegarde du document publiposté
    With ActiveDocument
        .SaveAs "c:\temp\" & DocName & ".doc"
        .Close
    End With
Next i
End Sub
Les différents Debug.Print utilisé dans le code servent à "monitorer" le déroulement de la procédure.

La variable DocName va recevoir le nom de sauvegarde du document. Ce nom sera la concaténation de deux valeurs de champ, dans le code ci-dessus, nous utilisons la donnée du deuxième et du troisième champ.
DocName = .DataSource.DataFields(2).Value
DocName = DocName & "-" & .DataSource.DataFields(3).Value

Finalement, c'est ce morceau de code qui va enregistrer le document dans le répertoire C:\temp\

With ActiveDocument
    .SaveAs "c:\temp\" & DocName & ".doc"
    .Close
End With

8. Autre méthode VBA

La méthode VBA que nous venons de voir utilise les fonctionnalités du Publipostage de Word. Il est possible d'obtenir un résultat similaire sans utiliser la fonction Publipostage de Word.
Nous allons aborder ce sujet dans ce chapitre.

Nous allons aborder la connexion avec des données à un SQL server, la connexion avec des données Access et terminer par la récupération de données d'un classeur Excel


8-A. Connexion à un SQL Server

idea Vous devez ajouter la référence Microsoft ActiveX Data Object à votre projet.
Pour les raisons énoncées un peu plus haut, j'ai utilisé SQL Server 2005 version Express.

La première chose à connaître est le nom de votre serveur SQL. Dans l'exemple qui suit, c'est le nom par défaut donné au serveur lors de son installation.

Le lien ci-dessous vous donne une vue d'ensemble sur le SQL Server 2005.
Présentation de SQL Server 2005

Si vous suivez le lien ci-dessous, vous trouverez un article sur l'utilisation de Recordset ADO.
Comprendre les Recordset ADO

Le principe reste assez simple, il faut en premier lieu ouvrir une connexion vers le Serveur pour ensuite en extraire les données avec une Commande SQL.
Connexion à un serveur SQL

Sub connexionSQL()
Dim rs As ADODB.Recordset
Dim stCon As ADODB.Connection
Dim Utili As String
Dim mdp As String
Utili = ""
mdp = ""

'Création d'un objet ADO
Set stCon = New ADODB.Connection
'Accès aux données
With stCon
    .ConnectionString = "UID=" & Utili & ";PWD=" & mdp & ";" & "DRIVER={SQL Server};Server=" _
			& "OLIVIERPC\SQLEXPRESS" & ";Database=" & "DBSQL" & ";"
    .Open
End With
'Création d'un objet Recordset (jeu d'enregistrements)
Set rs = New ADODB.Recordset

rs.Open "SELECT * FROM Table1", stCon
'Boucle pour parcourir les enregistrements et afficher leur contenu
'dans la fenêtre d'exécution.
While Not rs.EOF
Debug.Print rs.Fields(2).Value
rs.MoveNext
Wend
'libération des objets
stCon.Close
set stCon = Nothing
Set rs = Nothing

End Sub
Si vous avez correctement utilisé le code, vous devriez avoir une liste avec le contenu du troisième champ de votre table.


8-B. Connexion à une base de données Access

idea Vous devez ajouter la référence Microsoft DAO Object Library à votre projet
Le principe pour accéder aux données contenues dans une base de données Access est sensiblement le même que pour un Serveur SQL avec du ADO.

Comme nous allons utiliser du DAO, je vais vous donner un lien sur l'utilisation du DAO.
Définition et manipulation de données avec DAO
Récupération des données Access

Sub ConnexionDBAccess()
'Déclaration des variables
Dim db As DAO.Database
Dim rs As DAO.Recordset
Dim sql As String
'Affectation de la sentence SQL
sql = "SELECT * From T_Adresses"
'Affectation des Objets d'access aux données
Set db = DBEngine.OpenDatabase("C:\Documents and Settings\Olivier\Mes documents\Mes sources de données\DB_Publipostage.mdb")
Set rs = db.OpenRecordset(sql)
'Boucle pour la récupération des données
While Not rs.EOF
Debug.Print rs.Fields(2)
rs.MoveNext
Wend
'Libération des objets
rs.Close
db.Close

Set rs = Nothing
Set db = Nothing

End Sub
Comme pour le paragraphe précédent, vous devriez avoir une liste avec le contenu du troisième champ de votre table.


8-C. Récupération de données d'une feuille Excel

idea Vous devez ajouter la référence Microsoft Excel Object Library à votre projet
Comparée aux deux méthodes précédentes, la récupération de données contenues dans un classeur Excel est un peu différente.
Nous allons ouvrir le classeur, obtenir le nombre de lignes (iR) et le nombre de colonnes (iC) pour ensuite dans une double boucle récupérer les données des cellules en fonction de leur adresse.
Extraction des données d'une feuille Excel

Sub donneeAvecExcel()
'Déclaration des variables
Dim xlApp As Excel.Application
Dim xlWb As Excel.Workbook
Dim xlSh As Excel.Worksheet
Dim iR As Integer
Dim iC As Integer
Dim i As Integer, j As Integer


'Affectation des données aux variables
Set xlApp = New Excel.Application
Set xlWb = xlApp.Workbooks.Open("C:\Documents and Settings\Olivier\Mes documents\Mes sources de données\adresses.xlsx")
Set xlSh = xlWb.Worksheets(1)
'Récupération du nombre de lignes et de colonnes
iR = xlSh.UsedRange.Rows.Count
iC = xlSh.UsedRange.Columns.Count
'Boucle pour adresser les cellules contenant des données
'en excluant la première ligne qui contient les titres
For i = 2 To iR
    For j = 1 To iC
        Debug.Print xlSh.Cells(i, j)
    Next j
Next i


xlWb.Close
xlApp.Quit
Set xlSh = Nothing
Set xlWb = Nothing
Set xlApp = Nothing


End Sub

8-D. Utilisation des données dans un document

Maintenant que nous avons vu comment extraire des données, nous allons les utiliser. La manipulation reste la même, que les données soient issues d'une base de données SQL Server, d'une base de données Access ou d'une feuille Excel.
Le principe que nous allons mettre en oeuvre est relativement simple, les données récupérées seront envoyées vers des signets que nous auront mis dans notre document. L'utilisation de signets est la plus souple, elle permet d'insérer les données à des endroits précis de notre document.

Pour insérer des données sur un signet, c'est assez simple :
Insertion de données sur un signet

ActiveDocument.Bookmarks(1).Range.Text = "La Donnée"
Le principe est relativement simple, dans l'exemple que je viens de donner, la donnée est fixe. Mais on peut utiliser une donnée extraite :

ActiveDocument.Bookmarks(1).Range.Text = xlSh.Cells(i, j)
Voilà pour l'insertion de données.


8-D-1. Cas simple

Nous allons distinguer le cas simple (un enregistrement par document : une lettre) du cas multiple (plusieurs enregistrements par document : une facture) . Cet enregistrement peut contenir le nom du fichier, son répertoire de sauvegarde, etc.
Pour les données, il suffit de les transférer vers le document dans des signets.

Dans les paragraphes précédents, nous avons vu comment extraire les données. Nous allons aller un peu plus loin et traiter les données.
Traitement des données

While Not rs.EOF
'Traitement des données
rs.MoveNext
Wend
Nous allons remplir cette boucle avec le traitement des données. Nous allons utiliser les champs pour les envoyer dans le document.
Pour le code, je vais utiliser la connexion à une base de données Access. Je suppose que pour chaque document, il faut utiliser le nom issu des données et la date au format "aa-mm-jj" comme nom de document.
Le code avec le transfert de données

Sub ConnexionDBAccess()
'Déclaration des variables
Dim db As DAO.Database
Dim rs As DAO.Recordset
Dim oDoc As Document
Dim sql As String
'Affectation de la sentence SQL
sql = "SELECT * From T_Adresses"
'Affectation des Objets d'access aux données
Set db = DBEngine.OpenDatabase("C:\Documents and Settings\Olivier\Mes documents\Mes sources de données\DB_Publipostage.mdb")
Set rs = db.OpenRecordset(sql)
'Boucle pour la récupération des données
While Not rs.EOF
'Affectation d'un objet document à la variable document
Set oDoc = Documents.Add("C:\Documents and Settings\Olivier\Application Data\Microsoft\Templates\pub.dotm")
'Ecriture des données sur les signets
oDoc.Bookmarks(1).Range.Text = rs.Fields(1)
oDoc.Bookmarks(2).Range.Text = rs.Fields(2)
oDoc.Bookmarks(3).Range.Text = rs.Fields(3)
'Sauvegarde du document
oDoc.SaveAs "c:\temp\" & rs.Fields(1) &