L'utilisation des champs dans Microsoft Word

Cette approche va utiliser un assistant qui va vous proposer l'endroit où vous voulez mettre votre numéro de page. Je pense qu'il n'est pas utile d'en dire plus sur les numéros de pages.

En 2003, on insère les numéros de pages par : Insertion -> Numéro de pages.
Je vous conseille de mettre les numéros de pages dans un pied de page.
Vous pouvez si vous le désirez, inclure un numéro de chapitre.

Les renvois permettent de mettre un lien vers un autre endroit de votre document et surtout d'afficher le texte choisi. On pourrait utiliser les balises HTML, mais le champ renvoi est plus adéquat.

Dès que le choix est fait, une boîte de dialogue va s'ouvrir et vous permettre de choisir l'endroit où vous voulez faire pointer votre renvoi.
Vous avez plusieurs possibilités :
- vers un signet
- vers un titre
- vers une légende
- vers une note de fin ou une note base de page.

Le résultat obtenu, ici avec des titres ressemble à l'image qui suit.

Pour ajouter un renvoi, Insertion -> Référence -> Renvoi.
S'ouvre alors une boîte de dialogue vous permettant de choisir la cible de votre renvoi.

Pour créer un entrée d'index, il y a deux possibilités :
- Par l'onglet références "Entrée" dans la partie Index

- Par la combinaison de touches "Alt" + "Shift" + "X"

Le résultat est affiché dans le texte. Ne soyez pas surpris, les entrées d'index sont toujours affichées. On peut ne plus les afficher en désactivant l'affichage des caractères non imprimables.

Il ne reste plus qu'à insérer l'index.

En Word 2003, l'index s'obtient par le menu Insertion -> Référence -> Tables et Index
Marquer Entrée.
On obtient le même résultat par la combinaison "Alt" + "Shift" + "X".
L'index se crée par Insertion -> Référence -> Tables et Index. Il ne reste plus que la mise en forme de l'index à faire.

La réalisation d'une table des matières a déjà été traitée.
Table des matières

Pour la table des matières, il faut définir des entrées qui sont soit des titres prédéfinis, soit des styles propres à l'auteur.
La table des matières s'obtient par : Insertion -> Référence -> Tables et Index.

Après avoir inséré un graphique ou une image, un clic droit sur l'objet et dans le menu contextuel choisissez "Légende". Laissez-vous guider par l'assistant. Pour insérer la table des illustrations, sur le ruban, dans l'onglet Références, la rubrique Légendes, Insérer une table des illustrations.

Après avoir inséré un graphique ou une image, un clic droit sur l'objet et dans le menu contextuel choisissez "Légende".
Laissez-vous guider par l'assistant.
Pour insérer la table des illustrations : Insertion -> Référence -> Tables et Index.

Les citations permettent dans un document de citer les sources et ensuite, faire une synthèse détaillée de toutes les sources.
Les citations sont gérées de deux façons en Word 2007.
Elles peuvent être complémentaires et mélangées.
On peut avoir une citation qui sera affichée dans la table des citations et pour cette même citation, avoir une référence bibliographique.

La méthode pour marquer une citation est de sélectionner le texte, dans l'onglet références, Citations.

On se retrouve avec un champ juste derrière le texte sélectionné :

Il ne reste plus qu'à insérer la table des références.

Les citations comprennent aussi les références bibliographiques.

L'ajout d'une référence bibliographique permet de faire appel à cette référence lors des citations.

La référence choisie suit le texte et une table des références faisant appel aux citations avec entrée bibliographique.

Et le résultat :

Ce champ permet de placer sur le document un "bouton" derrière un texte qui permet d'atteindre un signet par double clic. Il faut au préalable insérer un signet dans le document pour pouvoir y faire référence.

{ GOTOBUTTON [Signet] [Texte affiché]}

Pour utiliser ce champ, vous devez avoir au moins 1 signet sur votre document. Un double clic sur le "bouton" déplace le curseur jusqu'au signet.

Il n'y a pas de commutateur pour ce champ.

Ce champ permet par double clic de lancer une macro. La liste des macros disponibles apparaît dans une zone de liste. On y retrouve les macros préexistantes de Word, mais aussi les macros issues de vos créations. Il ne faut pas perdre de vue que si vous distribuez votre document, il faut que les macros se trouvent dans un module associé au document.

{ MACROBUTTON [Nom de la macro] [Texte affiché] }

On pourrait lancer une macro pour l'impression du document. Le texte affiché sur le document peut contenir des espaces.

{ MACROBUTTON ImprDocu Imprimer le document }

Il n'y a pas de commutateur pour ce champ.

Ce champ permet la comparaison entre deux valeurs. Cette comparaison est une comparaison logique. Si le résultat est vrai, le champ retournera la valeur 1 et 0 dans l'autre cas.

{ COMPARE Signet1 = Signet2  \* MERGEFORMAT }

Avec des valeurs numériques pour chaque signet dans cet exemple.

Il n'y a pas de commutateur pour ce champ.

Ce champ permet lors de l'impression d'un document de passer certains paramètres à l'imprimante.
Ce champ ne fonctionne qu'avec des imprimantes PostScript, certaines imprimantes HP LazerJet et certaines imprimantes à aiguilles supportant le PassThrough.

{ PRINT  "codes"   \g \* MERGEFORMAT }

Avec "codes" qui sont des paramètres spécifiques aux imprimantes PostScript.

Ce champ permet de mettre une structure décisionnelle sur la valeur contenue par deux signets.
La première valeur est retournée si l'opération logique est vraie, la seconde dans l'autre cas.

{ IF Signet1 = Signet2  Vrai Faux \* MERGEFORMAT }

Il n'y a pas de commutateur pour ce champ.

Ce champ permet d'afficher une variable assignée en VBA.
Il suffit de faire suivre par le nom de la variable.

{ DOCVARIABLE  "Nom" \* MERGEFORMAT }

Associé à une attribution de variable en VBA.

ActiveDocument.Variables.Add ("Nom"), Value:="Moi"

On obtient comme affichage dans le document "Moi".
Les variables de document servent à conserver les paramètres de macro entre les sessions de macro.

Ce champ affiche le temps système à la date de création du document.

{ CREATEDATE   \* MERGEFORMAT }

Ce champ possède une option : l'image Date Heure.

{ CREATEDATE  \@ "dddd d MMMM yyyy" \* MERGEFORMAT }

Donnera ceci : lundi 29 septembre 2008

L'image Date Heure permet d'afficher la date de manière personnalisée.

Ce champ possède également des commutateurs. Ils sont au nombre de deux.

La date affichée est la date de création du fichier qui se trouve dans les propriétés du fichier. Elle ne correspond pas à la date du fichier. Si vous copiez le fichier, la date du fichier change alors que la date de création ne changera pas.

Ce champ donne la date et l'heure système.

{ DATE }

Ce champ possède une option : l'image Date Heure.

{ DATE  \@ "dddd d MMMM yyyy" \* MERGEFORMAT }

L'image Date Heure permet d'afficher la date de manière personnalisée.

Ce champ possède également des commutateurs. Ils sont au nombre de trois.

Ce champ donne en minute le temps total dédition du document.

{ EDITTIME }

Les seules options disponibles sont relatives à la mise en forme du résultat.

Ce champ est utilisé pour afficher le temps système

{ TIME }

La seule option disponible est l'image Date Heure utilisée pour la mise en forme du résultat.

Ce champ est utilisé pour afficher la dernière date d'impression du document.

{ PRINTDATE }

Ce champ possède une option : l'image Date Heure.

{ PRINTEDATE  \@ "dddd d MMMM yyyy" \* MERGEFORMAT }

L'image Date Heure permet d'afficher la date de manière personnalisée.

Ce champ possède également des commutateurs. Ils sont au nombre de deux.

Ce champ retourne la date de la dernière sauvegarde du document.

{ SAVEDATE }

Ce champ possède une option : l'image date heure.

{ SAVEDATE  \@ "dddd d MMMM yyyy" \* MERGEFORMAT }

L'image Date Heure permet d'afficher la date de manière personnalisée.

Ce champ possède également des commutateurs. Ils sont au nombre de deux.

Ce champ permet d'utiliser une formule pour exécuter des opérations.

{ = 5 + 1 }

Ce champ n'a pas vraiment d'intérêt, le résultat est facile à obtenir.
Mais dans un tableau, on peut automatiser certaines opérations.

{ =SUM(ABOVE) }

Ce champ va faire l'addition des cellules qui se trouvent au-dessus de la cellule où il se trouve.

{ =SUM(A1;B2) }

Ce champ va faire la somme des valeurs contenues dans les cellules A1 et B2.
Le référencement des cellules se fait de la même manière que pour Excel.
A1 : Colonne A et ligne 1

{ =SUM( Table1 A1;B2) }

Ce champ va donner le résultat de l'addition de la cellule A1 et de la cellule B2 dans la table qui est identifiée par le signet Table1.

On peut utiliser des opérations arithmétiques ou logiques.

IV-C-1-a. Opérations▲

{ = {MERGEFIELD "Quantite"} * { MERGEFIELD "Total"} }

{ = TextBox1 * 100 \# #,00% }

Ce champ sert à modifier la position de votre texte.

{ ADVANCE  \d 5 }

Le code ci-dessus déplace le texte qui suit le champ de 5 points vers le bas.

A { ADVANCE  \d 5 \x -5 } B

Le champ ci-dessus donne ceci :

On obtient une superposition des caractères.

Pour ce champ, je vous conseille vivement l'éditeur d'équation qui est un outil bien mieux adapté.

Ce champ permet d'afficher un symbole.
Pour ce champ, je vous conseille d'utiliser le menu destiné à l'insertion des symboles.

Ce champ crée un raccourci pour l'insertion de bloc de constructions. (Word 2007)

Ce champ permet d'imbriquer d'autres champs sauf les champs NuméroAuto ou Symbol.

{ QUOTE {IF {DATE \@ "M"}= 1 "12" "01/{={DATE \@ "M"}-1}" }/2007 \@ "MMMM" }

L'exemple ci-dessus va renvoyer le mois qui précède le mois actuel en lettre.

Champ intéressant, il permet d'inclure une image dans le document. Dans le champ, on retrouve l'adresse du fichier image, qui peut être une URL

{ NCLUDEPICTURE  "C:\\Local Data\\kissing.gif" \d \x \y  \* MERGEFORMAT }

Ce champ possède des commutateurs

Si vous utilisez une combinaison de ce champ avec un champ de publipostage, vous pouvez insérer des images dans vos documents publipostés.
N'oubliez pas les double "\" dans le chemin des images.

{ NCLUDEPICTURE  { MERGEFIELD "LeChemin" }  \* MERGEFORMAT }

Ce champ permet d'inclure un texte issu d'un autre document. Si ce document est un document Word, on peut inclure uniquement la partie marquée par un signet. On peut également inclure du texte issu d'un document XMl associé au XSL.

Si le document inclus est un document Word, il est possible d'éditer le texte et la sauvegarde du nouveau texte dans le document initial se fait par "Ctrl" + "Shift" + "F7".

Le chemin du fichier doit comporter des doubles antislashs "\\"

{ INCLUDETEXT  "c:\\local data\\o.txt"  \* MERGEFORMAT }

Ce champ fonctionne aussi avec un fichier XML associé à un fichier XSL.

{ INCLUDETEXT  "c:\\temp\\voiture.xml" \t c:\\temp\\voiture.xsl  \* MERGEFORMAT }

Et voilà le résultat obtenu.

Ce champ permet d'effectuer une insertion automatique.

Je vous conseille d'utiliser le menu plutôt que d'éditer le champ.

{ AUTOTEXT  044D400F19A24FC1BBD5F5D36A161E5D  \* MERGEFORMAT }

Vous l'aurez compris, ce champ n'est pas très intelligible.

Ce champ est inséré par Word lorsque vous copiez des données en provenance d'un autre logiciel et que vous utilisez la commande "Collage Spécial".
Ce champ utilise la fonction OLE.

{ LINK Excel.Sheet.8 "C:\\My Documents\\Profits.xls" "Sheet1!R1C1:R4C4" \a \p }

Ce champ est certainement l'un des plus utilisés. Il permet d'ouvrir une page Web, un fichier en local ou en réseau et aussi d'envoyer un Email.

{ HYPERLINK "http://heureuxoli.developpez.com/"\m \n  \* MERGEFORMAT }

Pour ouvrir les liens hypertextes en Word, il faut maintenir la touche Ctrl enfoncée et cliquer sur le lien.

Pour le commutateur \t, on a quatre possibilités :
1. "_top" -> Page entière 2. "_self" -> Même cadre 3. "_blank" -> Nouvelle fenêtre 4. "_parent" -> cadre parent

Ce champ est également très intéressant. Il permet d'afficher le texte contenu dans un signet.

{ REF MONSIGNET }

Paramètres généraux de mise en forme

Commutateurs spéciaux.

Pour l'utilisation de ce champ, il est préférable d'utiliser l'interface. Il permet d'insérer le premier ou dernier texte du style défini.
Dans un en-tête ou pied de page, on peut ainsi faire référence à un style précis et répéter le texte qu'il contient.

{ STYLEREF  "Titre 1" }

L'avantage de ce code est qu'il n'est pas nécessaire de forcer sa mise à jour. Si vous souhaitez multiplier le nombre de champs "STYLEREF", vous serez amené à créer de nouveaux styles.

Ce champ peut arfaitement convenir lorsque vous souhaitez répéter le contenu d'un champ de formulaire dans l'en-tête ou le pied de page d'un document. Pour y parvenir, vous devez supprimer le signet de ce champ, lui donner un style. Il suffit d'utilser un champ STYLEREF basé sur ce style pour obtenir une réplication du contenu.

Après avoir ajouté au moins un champ de formulaire, ouvrez la boîte de dialogue propriétés du champ.

Dans la boîte de dialogue, supprimez le contenu de la case Signet.

Nous allons après avoir sélectionné notre champ, créer et affecter un style.

Après avoir affecté le style à notre champ, nous allons ajouter un pied de page contenant notre champ STYLEREF à notre document.

Pour que tout fonctionne, nous devons protéger notre formulaire.

Et finalement, passer au test en insérant un texte dans le champ de formulaire.

Insère le numéro d'une note de bas de page ou de fin de document.
Pour ce champ, je vous conseille également de passer par l'interface.

{ NOTEREF  S1  \* MERGEFORMAT }

Où S1 est un signet.

Insère le numéro de page du signet renseigné.

{ PAGEREF  S1  \* MERGEFORMAT }

Ce champ possède les commutateurs généraux de mise en forme, mais également des commutateurs spéciaux.

Ce champ est sensé insérer le code barre lié à l'adresse du destinataire. Malheureusement, les codes barres étant ceux utilisés outre atlantique, il n'est que peu utile.

Ce champ est utilisé pour la numérotation automatique. Ce champ n'est disponible que pour la compatibilité avec les versions antérieures à 2000 de Word.
Il est recommandé d'utiliser le champ LISTNUM

{ AUTONUM  \* ROMAN }

Champ de numérotation juridique automatique.
Ce champ n'est disponible que pour la compatibilité avec les versions antérieures à 2000 de Word.

Permet de générer une liste numérotée.

{ LISTNUM  PlanDéfaut \l "4" }

On peut les imbriquer

{ LISTNUM  PlanDéfaut \l 4 }{ LISTNUM  PlanDéfaut \l 5 }

Deux commutateurs spéciaux sont disponibles

Ce champ numérote les paragraphes avec la numérotation par défaut. Ce champ est utilisé pour garder la compatibilité avec les versions antérieures à 2000 de Word.

{ AUTONUMOUT }

Ce champ est utilisé pour la numérotation des pages, le numéro de la page active est inséré, seule la mise en forme est possible.

{ PAGE }

Ce champ insère le nombre de pages de la section en cours.

{ SECTIONPAGES }

Ce champ insère le nombre de fois qu'un document a été sauvegardé.
Pour ce champ, seule la mise en forme est disponible.

{ REVNUM }

Ce champ insère le numéro de la section active.
Seule la mise en forme est disponible pour ce champ.

{ SECTION }

Ce champ insère un numéro séquentiel automatique.

{ SEQ }

Il est utilisé pour la numérotation des images.
Il ne s'utilise pas seul, il faut lui donner un Argument.

{ SEQ MonNumero }

A chaque répétition, il sera incrémenté de 1.

Si vous faites un copier/coller ce sera plus rapide.

Ce champ insère les données provenant d'une base de données externe. Les données sont organisées sous la forme d'un tableau. Si le nombre de champs dépasse 62, les données sont insérées avec des tabulations entre elles en lieu et place de colonnes.

{ DATABASE \d "C:\\Data\\Sales93.mdb" 
\c "DSN=MS Access Database; DBQ=C:\\Data\\Sales93.mdb; 
FIL=RedISAM" \s "select * from \"Customer List\" " \f "2445" \t "2486" \l "2" }

Ce champ possède des commutateurs, le plus simple est d'utiliser l'interface pour l'utilisation de ces commutateurs

Il n'est pas possible d'utiliser un commutateur de mise en forme pour ce champ.

Vous pouvez utiliser ce champ pour insérer des données en focntion de données issues du publipostage, il suffit pour cela d'utiliser le résultat des champs de publipostage dans la sentence SQL.

{ DATABASE  \d "C:\\Documents and Settings\\Olivier\\Mes documents\\Mes sources de données\\DB_Publipostage.mdb" 
    \s "SELECT `N°`, `Nom`, `Prénom`, `Titre`, `Adresse`, `CP`, `Ville`, `No`, `Tel`, `Email` FROM `T_Adresses` WHERE ((`Nom` = { MERGEFIELD "Nom" }))" \h }

Avec le champ ci-dessus, vous allez simplement insérer les données qui corespondent à la ligne Nom de votre document.

Ce champ permet d'insérer un bloc d'adresse.
La source de données doit être définie.

{ ADDRESSBLOCK }

Ce champ permet d'insérer un champ issu d'une source de données.

{ MERGEFIELD "NomDuChamp" }

Ce champ permet de faire une comparaison entre deux valeurs.
Si le résultat est vrai, la valeur 1 et renvoyée, 0 dans l'autre cas.
Ce champ est à imbriquer dans d'autres champs pour obtenir un autre affichage que 0 ou 1.
En général, il est combiné à des IF.

{ COMPARE " { MERGEFIELD PostalCode } " = "985*" }

Ce champ affecte une nouvelle valeur à un signet.

{ SET }

Ce champ permet de poser une question à l'utilisateur.

{ ASK }

Pour l'utiliser, vous devez l'associer à un signet qui va recevoir la réponse à la question.

{ ASK  Signet1 "Entrez un texte" \d Par défaut  \* MERGEFORMAT }

• "Signet1" est le nom du signet qui va recevoir les données
• "Entrez une texte" est la question posée
• "Par défaut" est la valeur par défaut si aucune réponse n'est données.

Ce champ possède deux commutateurs.

Pour que la réponse soit visible, vous devez associer un champ Ref au champ Ask.

{ Ref Signet1 }

C'est dans ce dernier champ que la réponse va être affichée.

Si vous avez dans votre texte le signet utilisé par le champ Ask, il sera déplacé.

Ce champ permet d'insérer le numéro de l'enregistrement lors d'une fusion.

{ MERGEREC }

Ce champ va insérer une ligne de salutation lors d'une fusion.

{ GREETINGLINE }

Ce champ possède trois commutateurs.

Ce champ invite l'utilisateur à entrer le texte qui sera inscrit dans le document.

{ FILLIN "Qui êtes-vous ?" \d S1 }

Ce champ possède deux commutateurs

Ce champ permet de sauter conditionnellement un enregistrement lors d'une fusion.

{ SKIPIF { MERGEFIELD Order } < 100 }

Ce champ ne possède pas de commutateurs, mais peut être utilisé avec des signets.

Ce champ insère le numéro séquentiel de fusion d'enregistrement.

{ MERGESEQ }

En clair, ce champ compte le nombre d'enregistrements pour lesquels la fusion a été réussie.

Ce champ est lié à une condition.

{ IF S1 < S2 TexteSiVrai TexteSiFaux }

Passe à l'enregistrement suivant lors d'une fusion

{ NEXT }

Atteint conditionnellement le champ de fusion suivant.

{ NEXTIF }

Ce champ affiche le nom de l'auteur qui se trouve dans les propriétés du document.

{ AUTHOR }

ce champ est utilisé pour afficher les commentaires du document.

{ COMMENTS }

Ce champ est utilisé pour afficher le nom de fichier du document.

{ FILENAME }

Ce champ est utilisé pour afficher la taille du fichier.

{ FILESIZE }

Les commutateurs sont utilisés pour la mise en forme et sont les commutateurs normaux pour les champs numériques si aucun commutateur n'est utilisé, la taille est exprimée en bytes.

On retrouve deux commutateurs spéciaux :

Ce champ peut prendre toutes les valeurs de la partie résumé.

{ INFO }

Vous trouverez ci-dessous la liste des valeurs que peut prendre le champ Info.

• Author
• Comment
• CeateDate
• EditTime
• FileName
• FileSize
• Keywords
• LastSavedBy
• NumChars
• NumPages
• NumWords
• PrintDate
• RevNum
• SaveDate
• Subject
• Template
• Title

Ce champ est utilisé pour afficher les mots clés du document.

{ KEYWORDS }

Ce champ est utilisé pour afficher le nom de la dernière personne qui a sauvegardé le document.

{ LASTSAVEDBY }

Ce champ est utilisé pour afficher le nombre de caractères contenus dans le document.
Il possède les commutateurs de mise en forme des champs numériques.

{ NUMCHARS }

Ce champ est utilisé pour afficher le nombre de pages d'un document.
Comme tout champ numérique, ce champ possède les commutateurs de mise en forme des champs numériques.

{ NUMPAGES }

Ce champ est utilisé pour afficher le nombre de mots contenus dans un document.

{ NUMWORDS }

Ce champ permet d'afficher les propriétés du document. Les commutateurs sont utilisés pour déterminer quelles seront les propriétés affichées. On ne peut cumuler les propriétés.

{DOCPROPERTY Author \* MERGEFORMAT}

Ce champ permet d'afficher le sujet du document.

{ SUBJECT }

Ce champ est utilisé pour afficher le nom du modèle qui a été utilisé pour le document.

{ TEMPLATE }

Ce champ sert à afficher le titre du document.

{ TITLE }

Ce champ est utilisé pour afficher l'index. Il est impératif d'avoir au moins une entrée d'index pour que ce champ fonctionne.

{ INDEX }

Crée une table des matières, une table des illustrations et/ou une table des références à partir de plusieurs documents.

{ RD "C:\Temp\mondoc1.doc" }
{ RD "C:\Temp\mondoc2.doc" }

Crée une table des matières

{ TOC }

Pour une table des matières partielle, il suffit d'insérer un signet sur la partie de document à prendre en compte et de sélectionner ce signet pour la table partielle. Si cette table ne couvre qu'un chapitre, le signet devra couvrir l'entièreté du chapitre.

{ TOC \b MonSignet }

Ce champ marque une entrée de la table des références.

{ TA }

Ce champ marque une entrée pour la table des matières.

{ TC "Texte" }

Crée un entrée dans la table des références.

{ TOA }

Marque une entrée de l'index

{ XE }

Insère l'adresse provenant des options de personnalisation Office

{ USERADDRESS }

Insère les initiales provenant des options de personnalisation Office

{ USERINITIALS }

Insère le nom provenant des options de personnalisation Office

{ USERNAME }