La mise en page de vos documents avec Word

Olivier Lebeau

Maîtrisez la mise en page de vos documents pour leur donner un cachet professionnel. Commentez

- Titre : La mise en page de vos documents avec Word

- Auteur : Olivier Lebeau

- Parution : 11 décembre 2012

- Public visé :

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Sommaire

- I. Introduction

- II. Comment accéder aux options de mise en page

- II-A. Les sauts

- II-B. Le format du papier

- III. Quelques exemples pratiques

- III-A. Pages paires et impaires différentes

- III-B. Première page différente

- III-C. Deux orientations de page dans un même document

- III-D. Utiliser des colonnes dans un document

- III-E. Livret ou deux pages par feuilles

- III-F. Modifier les marges

- IV. Format des feuilles de papier

- V. Liens utiles

- VI. Remerciements

I - Introduction

Vous êtes nombreux à rencontrer des problèmes de mise en page pour vos documents. Obtenir le résultat escompté se révèle parfois être le parcours du combattant.

Nous allons aborder quelques notions de mise en page dans ce tutoriel. Il ne répondra pas à toutes vos attentes, mais devrait vous servir de fil d'Ariane pour vous venir en aide.

Vous ne devez pas perdre de vue que la mise en page dépend en premier lieu de votre imprimante.

Les captures d'écran sont issues de Word 2010. L'accès pour les versions 2007 et 2012 pour les options de mise en page reste le même.

Pour les versions 2003 et antérieures, on accède aux options de mise en page par le menu "Fichier" et l'entrée "Mise en page".

II - Comment accéder aux options de mise en page

Les options de mise en page sont situées dans l'onglet "Mise en page". On y retrouve l'orientation du document Paysage ou Portrait, les sauts de section, les sauts de page…

La mise en page peut être identique pour tout le document ou spécifique à chaque section.

L'exemple le plus imagé est un document contenant des pages en portrait et en paysage. Cette mise en page n'est réalisable qu'en utilisant des sections.

Les options accessibles directement par le ruban ne sont pas suffisantes pour gérer la mise en page d'un document. Une boîte de dialogue complémentaire peut être obtenue avec le "bouton lanceur de boîte de dialogue".

Et la boîte de dialogue ouverte par le bouton.

Cette boîte de dialogue est héritée des versions précédentes de Word.

La mise en page est également dépendante des sauts que vous utilisez dans votre texte, qu'ils soient de section, de page ou de colonne.

Les sauts de page et de colonne ont une influence très faible sur la mise en page. Ils permettent d'ajouter une nouvelle page à l'endroit de votre choix.

La combinaison de touches Ctrl + Enter permet d'ajouter un saut de page au clavier.

Les sauts de section sont ajoutés par l'onglet "Mise en page", le groupe "Mise en page" et bouton "Saut de pages" qui offrent le choix du type de saut à ajouter.

Lors de la mise en page, vous avez la possibilité de l'appliquer à tout le document ou à partir du point qui est représenté par le curseur de la souris ou à la section en cours.

II-A - Les sauts

Pour visualiser les différents sauts, vous devez être en affichage "Page". Mais ce n'est pas suffisant. Vous devez aussi afficher les caractères non imprimables de votre document. On les affiche par le bouton en forme de P retourné présent dans l'onglet Accueil.

En cliquant sur ce bouton, vous affichez tout ce qui ne sera pas imprimé. Même si l'affichage devient un peu plus chargé, il permet de maîtriser le contenu de votre document.

La suppression d'un saut de section va modifier complètement votre mise en page. Si vous avez sur une même page deux sauts de section, l'un continu et le second page suivante, il ne sera pas possible de supprimer simplement le second, vous devrez commencer par le saut de section continu pour le réinsérer par la suite.

Les sauts de page sont affichés de la même manière.

Une foule d'autres informations seront également affichées, les marques de paragraphe, les sauts de ligne, les tabulations, les espaces, les espaces insécables, etc.

II-B - Le format du papier

Si vous travaillez sur un document qui possède un format papier différent du format présent dans votre imprimante, votre mise en page sera modifiée et le résultat obtenu ne sera pas celui que vous auriez souhaité avoir.

Si certains formats de papier ne sont pas disponibles, c'est probablement lié à l'imprimante installée sur votre système d'exploitation (OS). Word ne gère pas les imprimantes, c'est Windows qui s'en charge.

En résumé, avant de commencer un document ou de modifier un document, on vérifie le format et l'orientation du papier à utiliser, il faut qu'il soit pris en compte par l'imprimante installée sur votre système. Vérifiez que ce format de papier est correct pour l'entièreté de votre document, ne vous arrêtez pas à une section.

Il est possible d'installer le pilote d'une imprimante non présente sur un PC pour pouvoir utiliser ses paramètres d'impression. Ex. : bureau et maison.

III - Quelques exemples pratiques

Maintenant que nous savons accéder aux propriétés de mise en page, nous allons réaliser quelques exemples pratiques.

Si vous ne changez rien aux options de mise en page, vous aurez un document où toutes les pages seront imprimées de la même manière. C'est le cas plus simple et le plus fréquent.

Les exemples que nous allons aborder ne sont pas exhaustifs, mais devraient vous permettre d'appliquer une mise en page correcte pour vos documents.

III-A - Pages paires et impaires différentes

Imaginons que vous souhaitiez faire un livre. Les pages paires et impaires devront être différentes pour la numérotation des pages, le texte contenu dans l'en-tête du document…

Le plus simple est de commencer la mise en page avant d'insérer le texte de votre document.

Ensuite, dans les options de mise en page, vous choisissez "Pages paires et impaires différentes".

L'option ne semble traiter que la mise en page pour les en-têtes et les pieds de page, mais ce n'est pas le cas, si vous ne cochez pas cette case, vous ne pouvez pas appliquer une reliure.

Lorsque l'on assemble un livre, le côté où les pages sont tenues aura une marge réduite. Dans Word, la reliure permet d'augmenter cet espace et garder visuellement le texte au centre de la page.

Le résultat sur le texte du document.

Si vous souhaitez ajouter un pied de page avec la numérotation de vos pages, c'est après avoir géré la mise en page que vous devez le faire.

Mais vous devrez le faire pour les pages paires et impaires et Word vous offre la possibilité de le mettre à gauche ou à droite de votre page.

III-B - Première page différente

Les options de mise en page vous offrent la possibilité d'avoir une première page différente. Elle peut être la première page de votre document, mais aussi la première page de chaque section. Si l'on reprend comme exemple un livre, vous aurez besoin d'une page de garde et d'une page différente pour chacun de vos chapitres.

La manipulation est identique à ce que nous venons de voir. C'est l'option à cocher qui sera différente.

Nous obtenons pour une même section une première page différente des suivantes. Comme pour les pages paires et impaires, la mise en page sera appliquée à partir de ce point, à la section courante ou à tout le document.

Le contenu des en-têtes et pieds de page devra être réalisé pour chaque section et pour chaque "type" de page en fonction des choix que vous aurez faits.

Si vous optez pour une première page différente, vous pouvez également choisir l'alimentation papier pour cette page.

Si vous souhaitez que la première page soit imprimée sur le papier contenu (un papier coloré ou d'un grammage différent) dans un bac précis de votre imprimante, vous pouvez le spécifier.

Ces choix dépendent des possibilités offertes par votre imprimante.

III-C - Deux orientations de page dans un même document

Word permet pour un même document une orientation des pages "portrait" et "paysage". Pour y parvenir, votre document doit être constitué des plusieurs sections.

La manipulation est très simple, il suffit d'ajouter un saut de section "page suivante" avant votre page et sur celle que vous souhaitez différente.

Le résultat obtenu.

Les en-têtes et pieds de pages sont aussi modifiés. Malheureusement, pour un livre, ils ne seront pas au bon endroit. Une solution est de ne pas mettre d'en-tête ni de pied de page pour cette section. Il suffit alors de mettre une zone de texte contenant le texte de vos en-têtes ou pieds de page que vous pourrez orienter pour que le texte soit dans le même alignement que les autres pages.

III-D - Utiliser des colonnes dans un document

Word permet d'utiliser des colonnes dans vos documents. Vous pouvez les utiliser pour l'intégralité de votre document ou pour une partie.

Si vous souhaitez utiliser des colonnes pour l'intégralité de votre document, cliquez sur le bouton "Colonnes" de l'onglet "Mise en page".

Si la disposition que vous cherchez n'est pas disponible, la dernière entrée de la liste ouvre une boîte de dialogue contenant plus de possibilités.

L'utilisation de la boîte de dialogue est très simple.

On peut y choisir le nombre de colonnes et l'espace qui sera utilisé pour séparer les colonnes.

Il est aussi possible de mettre une ligne séparatrice entre les colonnes.

La disposition du texte en colonnes est, comme pour les autres dispositions, appliquée à tout le document ou à une partie de ce dernier. Si on souhaite limiter cette mise en page à une partie du document, il faut qu'elle soit située entre deux sauts de sections.

Dans l'image qui précède, les deux colonnes commencent au milieu d'une page et finissent au milieu de la suivante. On obtient ce résultat en utilisant un "saut de section continu" de part et d'autre des la zone que l'on souhaite avoir en colonnes.

On applique cette mise en page uniquement à cette section.

Ctrl Shift Enter permet d'insérer un saut de colonnes manuel.

III-E - Livret ou deux pages par feuilles

Si vous souhaitez incorporer une table des matières, une table des illustrations, etc. dans votre document, vous devez le faire après avoir fait votre mise en page. Si vous le faites avant, une partie des informations de vos tables pourrait être située en dehors de la zone d'impression et ne sera donc pas visible.

Nous partons du principe que le format de papier que vous utilisez est A4.

En modifiant l'orientation d'impression et en choisissant deux pages par feuille, vous imprimerez sur chaque feuille de papier deux pages de votre document. Ça revient à imprimer deux feuilles de format A5 sur une feuille A4.

Voici ce que donne une mise en page normale sur du papier A4 portrait.

Le même document mais avec une mise en page "Deux feuilles par page".

Le résultat obtenu :

Il est également possible d'imprimer en livret, le principe reste le même, c'est juste l'ordre des pages qui sera différent pour permettre de relier les différentes pages en petits livrets qui seront assemblés par la suite pour obtenir un livre.

La différence n'est visible qu'à l'impression où l'ordre des pages est optimalisé pour les reliures en livret.

Avec l'exemple ci-avant, l'impression se fera de cette manière :

Ce qui permet de relier les pages pour en faire un livret et les livrets en livre.

Ces opérations ne mettent pas le texte à l'échelle de la page, seul le format d'impression est modifié.

III-F - Modifier les marges

Les marges définies pour votre document doivent être compatibles avec les marges physiques de votre imprimante.

Pour modifier les marges de votre document, vous avez deux possibilités. La première est la modification via la boîte de dialogue "Mise en page".

La seconde possibilité est d'utiliser la souris et les règles de Word.

Si les règles ne sont pas visibles, vous pouvez les afficher via l'onglet "Affichage" et la case à cocher "Règles".

Les règles verticale et horizontale permettent de régler les marges du document à l'aide de la souris.

IV - Format des feuilles de papier

La norme précise que le format de départ A0 fait un (1) mètre carré. Pour obtenir les dimensions suivantes, on divise la surface par deux, seule une des deux dimensions (la plus grande) est divisée par deux. Ça revient à couper chaque morceau de papier restant par deux.

Le format le plus courant que l'on rencontre est le format A4. Ce format à une taille de 297 X 210 mm.

Format du papier

Dimensions en mm

A0

841 X 1189

A1

594 X 841

A2

420 X 594

A3

297 X 420

A4

210 X 297

A5

148 X 210

A6

105 X 148

V - Liens utiles

Ajouter un filigrane à votre document.

Numérotez vos pages.

Donnez une touche pro avec des en-têtes et pieds de page.

VI - Remerciements

Un grand merci aux relecteurs techniques : carden752 et zoom61.

Et à claudeLELOUP pour sa relecture orthographique.