Comment utiliser les Styles avec MS Word

Comment donner un cachet un peu plus soigné et professionnel à vos document en utilisant les Styles.

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1. Introduction

Tout le monde a déjà au moins une fois été confronté au problème de différence de texte entre deux endroits distincts d'un même document. Pour y remédier, on utilise l'outil en forme de Pinceau qui permet de copier la mise en forme et de la reproduire sur une autre portion de texte. Malheureusement, si ces deux portions de texte ne sont pas contiguës, cette opération devient un vrai casse-tête.

Heureusement, Word possède une fonction qui permet de palier ce genre d'aléas : les Styles.

Même si vous pensez n'avoir jamais utilisé de Style pour vos documents, vous faites erreur, tout texte entré dans un document Word possède un Style. Le Style utilisé par défaut est le Normal.

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Vous découvrirez au cours de ce tutoriel les différentes possibilités qu'offrent les Styles.

Les Styles sont toujours accrochés au modèle de document que vous utilisez. Si vous n'avez pas choisi de modèle, votre document est donc basé sur le modèle normal et ce sont alors les styles de ce modèle qui sont disponibles.

La solution la plus intéressante est de créer un modèle par type de document, vous pourrez alors créer les styles qui seront utiles par document.

2. Types de Styles

Il existe plusieurs sortes de Style : les styles de paragraphe qui s'appliquent à l'intégralité d'un paragraphe, les styles de caractère qui ne s'appliquent qu'à une portion de texte, les styles qui sont un mélange des deux aussi appelés styles Liés, les styles de tableau et finalement les styles de liste.

On retrouve les styles de caractères, les styles de paragraphes et les styles liés dans le volet relatif aux styles. On obtient ce volet par le bouton "Lanceur de boîte de dialogue" du groupe Style dans l'onglet Accueil.

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Le bouton lanceur de boîte de dialogue
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Le volet contenant les styles

Les styles sont suivis d'un symbole, ce symbole permet da savoir si le style est un style de paragraphe, un style de caractère ou un style lié.

Type de Style Symbole affiché
Style de paragraphe Image non disponible
Style de caractère Image non disponible
Style lié Image non disponible

Les styles de tableau ne se retrouvent que pour les tableaux. Pour y avoir accès, vous devez vous trouver dans un tableau. Vous obtenez un onglet supplémentaire pour la gestion des tableaux.

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Dans les groupes disponibles, vous avez un groupe Style qui comprend les styles applicables aux tableaux. Vous pouvez modifier l'aspect de cette galerie de style en cliquant sur le bouton inférieur de la galerie.

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Si vous avez définis des styles pour les tableaux, c'est dans cette liste que vous allez les retrouver.

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Les styles pour les listes ne sont accessibles que lorsque vous utilisez une liste ou liste à puce.

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3. Comment appliquer un Style ?

Word possède des Styles prédéfinis, alors que certains d'entre-eux ne sont utilisés que pour la mise en forme, d'autres ont en plus une utilité supplémentaire. Dans cette catégorie, nous pouvons citer les styles de Titre qui peuvent être utilisés pour la création d'une table des matières.

Comment créer une table des matières ?

3-A. Appliquer une mise en forme

Appliquer un style à un morceau de texte est une chose très facile. Vous positionnez le curseur dans un paragraphe et vous choisissez le style à appliquer dans la galerie.

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Word vous propose une prévisualisation du résultat final et après le clic, le résultat est immédiat.

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Si vous changez de style, la mise en forme de votre paragraphe est immédiatement changée.

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Le résultat est tout aussi immédiat.

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Pour les styles de caractère, le principe est sensiblement le même. Si votre curseur se situe dans un mot, seul ce mot sera affecté par la mise en forme choisie. Si vous souhaitez mettre plusieurs mots en forme, vous devez les sélectionner et ensuite choisir le style que vous souhaitez.

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3-B. Effacer la mise en forme

Si vous avez mis votre texte en forme avec un style de paragraphe ou lié, vous pouvez annuler la mise en forme en revenant au style Normal.

Si vous avez utilisé un style de caractère, le retour au style Normal n'aura aucun effet. Vous devez pour annuler la mise en forme utiliser le bouton effacer tout du volet des styles.

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3-C. Raccourci clavier

Pour gagner en productivité et en vitesse, il est possible d'ajouter un raccourci clavier à certains styles. Il n'est pas possible d'affecter un raccourci pour tous les styles, il n'y pas assez de touches sur votre clavier, mais pour les styles les plus utilisés comme les titres, c'est un avantage.

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Vous ouvrez une nouvelle boîte de dialogue.

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Il ne vous reste qu'à renseigner la combinaison de touches que vous souhaitez utiliser et aussi le document pour lequel cette combinaison sera utilisée.

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Si cette combinaison est déjà utilisée, vous êtes averti.

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Et si cette combinaison est disponible, Word vous le signale.

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Il ne vous reste qu'à valider votre choix.

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4. Modifier ou créer un Style

Pour ne pas modifier notre Normal.dotm, nous allons créer un nouveau modèle.

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Choisir document vierge, nous aurons un document basé sur le Normal.dotm qui ne contiendra aucune particularité.

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Et pour ne rien perdre, nous allons immédiatement sauvegarder ce document en tant que modèle.

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Et surtout, ne pas omettre d'activer les macros dans votre modèle en choisissant "*.dotm".

J'ai choisi l'extension "dotm" parce que ces fichiers autorisent les macros, alors qu'elles sont interdites pour les "dotx".
C'est la même chose pour les fichiers "docm" et "docx", "m" pour macro.

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Nous allons maintenant découvrir comment ajouter des styles à notre modèle.

4-A. Les styles de paragraphes

Les styles de paragraphes ne contiennent que la mise en forme pour le paragraphe et ne modifient pas les caractères.

Pour ajouter un style, vous devez ouvrir le volet des styles en passant par le lanceur de boîte de dialogue du groupe Styles de l'onglet Accueil.

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En bas de ce volet, vous avez trois boutons, le premier vous permet la création d'un nouveau style.

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Un clic sur ce bouton va ouvrir une boîte de dialogue.

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Pour qu'il soit facilement reconnaissable, nous allons l'appeler : MonStylePara.

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J'ai choisi ce nom stupide pour les besoins du tuto, essayer d'utiliser des noms plus en relation avec la description du style.

Zone Utilisation
Nom Case servant à entrer le nom que vous souhaitez donner à votre style
Type de style Type de style que vous souhaitez ajouter à votre modèle
Style Basé sur Si vous ne voulez pas définir tous les paramètres de votre style, vous pouvez utiliser un style existant que vous pourrez modifier à votre guise.
Style de paragraphe suivant C'est le style qui sera appliqué au paragraphe qui sera ajouté au document lorsque vous utiliserez la touche Entrée
Zone de mise en forme Nous laisserons de côté cette zone pour l'instant.
Ajouter à la liste des style rapide Si vous cochez cette case, le style que vous allez ajouter sera disponible dans la galerie des styles présente dans le ruban.
Mettre à jour automatiquement Évitez d'utiliser cette case, si elle est cochée, les modifications que vous pourriez apporter au texte mis en forme par ce style seraient automatiquement appliquées au style et donc à l'ensemble de votre document.
Uniquement dans ce document - Nouveaux documents basés sur ce modèle Vous avez le choix, soit votre modification ou ajout de style ne sera disponible que pour le document en cours, soit il le sera pour tous les nouveaux documents que vous ferez avec ce modèle.
Bouton Format Ce bouton ouvre un déroulant contenant les différentes parties du style que vous souhaitez modifier.

4-A-1. Paragraphe

Nous allons modifier les attributs de notre paragraphe.

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Cette action va ouvrir une nouvelle boîte de dialogue.

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Le premier élément de cette boîte de dialogue est l'alignement (du paragraphe).

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Alignement à gauche
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Alignement centré
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Alignement à droite
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Alignement justifié

Nous allons laisser l'alignement à gauche.

L'élément suivant est le niveau hiérarchique, nous allons utiliser "Corps de texte" les autres niveaux sont utilisés pour construire une table des matières qui n'est pas le but de ce tutoriel.

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Ensuite, nous pouvons choisir le retrait que nous allons donner à notre paragraphe.

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Retraits

Avec un retrait positif à gauche de 1 cm.

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Nous obtenons ceci :

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Retrait positif de 1 cm à gauche

Nous pouvons faire la même manipulation pour la partie droite de notre texte.

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Retrait positif de 1 cm à droite

Les retraits positifs se font vers l'intérieur du document, alors que les retraits négatifs se font vers l'extérieur.

Le retrait de la première ligne n'agit que sur la première ligne.

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Avec comme résultat :

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L'étape suivante sera consacrée aux espacements. Vous aurez remarqué que nous avons trois possibilités : Avant, Après et Interligne.

Espacements
  • Avant : L'espace qui sera inséré avant le paragraphe
  • Après : l'espace qui sera inséré après le paragraphe
  • Interligne : l'espace qui sera inséré entre les lignes d'un même paragraphe

Les espaces avant et après sont cumulés, ainsi, si vous ajoutez 6 points avant et 12 après, vous aurez 18 points entre deux paragraphes.

La boîte de dialogue Paragraphes possède un second onglet "Enchaînements" contenant trois parties.

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La partie pagination vous permet de définir quelques options pour gérer votre texte lorsque vous abordez une nouvelle page ou un nouveau paragraphe.

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Pagination
  • Éviter veuves et orphelines : sert à éviter qu'une ligne appartenant à un paragraphe se retrouve seule en début ou en fin de page.
  • Paragraphes solidaires : évite qu'un saut de page se produise entre deux paragraphes
  • Lignes solidaires : évite qu'un saut de page coupe votre paragraphe
  • Saut de page avant : cette option est particulièrement intéressante lorsque vous souhaitez commencer chaque chapitre sur une nouvelle page.

La partie Exceptions de mise en forme permet de modifier certaines options.

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Supprimer les numéros de ligne permet de ne pas numéroter les lignes du paragraphe si cette option de mise en page a été choisie.

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La seconde option Ne pas couper les mots permet de ne pas couper les mots en fin de ligne.

4-A-2. Tabulation

Les tabulations font aussi partie des paragraphes. Nous pouvons accéder aux options des tabulations au départ de la boîte de dialogue Paragraphe ou au départ de la boîte de dialogue Modifier les Styles.

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Ces deux actions ont le même effet, elles ouvrent une boîte de dialogue permettant la modification des Tabulations.

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Cette boîte de dialogue possède trois parties, la première permet de définir la position de la tabulation, la seconde le type de tabulation qui sera utilisé et enfin la dernière permet de choisir les points de suite.

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La dimension que vous allez entrer dans la zone position est en centimètre, elle ne sera effective que lorsque vous aurez cliqué sur le bouton Définir.
L'action que nous venons de faire est visible dans la règle horizontale.

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Il existe cinq types de tabulations différentes.

Type de tabulation Effet Résultat
Gauche Le texte sera aligné à gauche sur la tabulation Image non disponible
Centré Le texte sera centré sur la tabulation Image non disponible
Droite Le texte sera aligné sur la droite Image non disponible
Décimal Les nombres seront alignés sur la décimale Image non disponible
Barre Ajoute une barre sur le texte Image non disponible

Le dernier groupe de notre boîte de dialogue traite des points de suite.
Les points de suite ne sont applicables que jusque la tabulation.

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Dans cet exemple, j'ai utilisé une tabulation avec points de suite et dès que l'on dépasse la tabulation, les points de suite ne sont plus insérés.

4-A-3. Les Bordures

Lorsque nous définissons notre style de paragraphe, nous avons la possibilité d'ajouter une bordure à notre texte, nous n'allons pas utiliser une bordure complète, mais simplement la partie gauche et inférieure.

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Nous obtenons une nouvelle boîte de dialogue.

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Elle possède deux onglets, le premier concerne les bordures et la seconde la trame de fond.

Comme mentionné plus tôt, nous allons ajouter une bordure à gauche et au bas de notre texte.

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Après avoir défini le style de bordure et son emplacement, nous pouvons choisir sa couleur.

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La couleur ne sera effective que si vous sélectionnez à nouveau la bordure concernée.
De la même manière, nous pouvons modifer la largeur des traits.

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Et nous obtenons ce résultat.

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Nous pouvons aussi modifier le fond qui sera utilisé pour notre paragraphe, nous allons aller dans l'onglet Trame de fond.

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En ajoutant une couleur de fond et une trame, nous obtenons ce résultat :

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4-A-4. Numérotation

Nous n'allons pas numéroter notre paragraphe mais simplement y ajouter une puce. Pour y parvenir, nous allons ouvrir la boîte de dialogue Numéro et Puces.

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La boîte de dialogue comporte deux onglets, nous allons choisir le second.

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Nous allons voir comment définir une puce personnalisée pour notre paragraphe.

Cliquez sur le bouton définir une nouvelle puce.

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Vous ouvrez une nouvelle boîte de dialogue et vous avez un bouton Images, cliquez sur ce bouton.

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Une boîte de dialogue en plus, cette boîte vous permet de choisir dans la liste des puces fournies par Office. Ce n'est pas cette option qui nous intéresse.

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Cliquez sur le bouton Importer.

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Vous ouvrez une boîte de dialogue Windows vous permettant de choisir parmi certains types d'image.

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Après le choix de l'image, vous avez une nouvelle puce.

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Si vous choisissez votre nouvelle puce, vous obtenez ce résultat.

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4-B. Les styles de caractères

Dans l'étape précédente, nous avons créé un Style de paragraphe de toute pièce. Il est également possible de mettre en forme le texte contenu dans un paragraphe.

Nous allons créer un style de mise en forme de caractère.

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Pour la modification du style, seules quelques options sont disponibles : Police; Bordure; Langue et Touche de raccourci.

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4-B-1. Police

La police permet de choisir la Police, son Style, sa Taille, Sa couleur ...

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Avec quelques choix :

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Nous obtenons ce résultat dans le document :

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4-B-2. Bordure

Comme pour les paragraphes, le caractère peut recevoir une bordure.

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Et le résultat ne s'applique qu'à la police.

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4-B-3. Touche de raccourci

Vous pouvez associer une combinaison de touches à votre Style, c'est la même méthode que pour les paragraphes.

4-C. Les Styles liés

Nous avons vu comment ajouter un style de paragraphe et un style de caractère. Les styles liés sont une combinaison des deux, lorsque vous appliquez un style lié, vous affectez le paragraphe et les caractères.

Vous allez essayer de créer un style Lié qui utilisera comme police de caractère "Courrier New" de 11 points. Le paragraphe sera encadré par une ligne simple, le fond sera gris léger, un retrait gauche et droite de 1 cm, pas de trame de fond. Comme ce style sera utilisé pour le code, vous devez supprimer la correction au cours da la frappe.

Le résultat que vous devriez obtenir est celui-ci :

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4-D. Limiter l'utilisation des styles pour un document

Nous venons de voir comment faire pour ajouter des styles dans notre modèle. Cependant, les styles "standard" sont toujours présents dans notre document et les efforts que nous avons faits pour ajouter des styles seront réduits à néant si l'on utilise d'autres styles.

Il existe une solution pour remédier à cela. Il suffit de simplement protéger le document en limitant l'usage des styles. Pour y parvenir, vous avez deux possibilités, la première, via l'onglet Révision et le bouton Protéger un document.

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La seconde via l'onglet Développeur et le bouton Protéger un document.

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Vous ouvrez un volet Office sur les paramètres de protection des documents.

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La première partie de ce volet nous intéresse, elle est liée aux restrictions de mise en forme.

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Le lien Paramètre ouvre une boîte de dialogue supplémentaire permettant d'affiner les limitations.

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Il ne vous reste qu'à activer la protection du document.

5. Les jeux de Styles

Si vous voulez garder une certaine cohérence dans vos styles, Word est doté de "Jeux de Style".

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Ces jeux de styles forment un ensemble de styles harmonisés, il est parfois plus facile de recourir à cet outil que de modifier la totalité des styles de votre document.
Ces Jeux de Style ne sont disponible que dans Word.

6. Les thèmes

Autre outil intéressant, les thèmes permettent la mise en forme et en couleur de votre document.

L'avantage des Thèmes est qu'ils sont disponibles sous Word, Excel et PowerPoint.

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7. Liens

8. Remerciements

Un grand merci à DVP sans qui cet article n'aurait jamais vu le jour.

Un grand merci à l'équipe Office de DVP.

Merci à lavazavio, Pierre Fauconnier, Philippe Jochmans et sepia pour leur avis et relecture.

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