Création d'un modèle de document.

Olivier Lebeau

Cet article va vous aider à jeter les bases de la création d'un modèle de document simple pour Microsoft Office Word.

- Titre : Création d'un modèle de document.

- Auteur : Olivier Lebeau

- Parution : 1 avril 2008

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Sommaire

- 1. Introduction

- 2. La création de notre modèle.

- 2-A. Les titres

- 2-B. La mise en page

- 2-C. Les styles

- 2-D. Le fond

- 2-E. Les contrôles de contenu

- 2-E-1. Texte brut ou enrichi

- 2-E-2. Les contrôles de contenu image

- 2-E-3. La zone de liste déroulante

- 2-E-4. Sélecteur de date

- 2-F. Les champs

- 2-G. En VBA

- 3. Conclusion et remerciements

1 - Introduction

Les modèles sont des documents qui facilitent la vie des utilisateurs. Imaginez le travail que représenterait la transformation d'un document vierge en une lettre ou un FAX si vous n'aviez pas de modèle. Lors de la conception de modèles, vous devez penser à faciliter et limiter au maximum les saisies des utilisateurs.
Lors de l'installation de Word, de nombreux modèles sont installés et il est possible de télécharger des modèles en ligne sur le site de Microsoft Office.

Malgré toutes ces possibilités, il arrive pourtant que l'on ait un besoin spécifique et que les modèles fournis ne nous conviennent pas. Vous avez alors deux possibilités, vous modifiez un modèle existant ou vous créez un modèle de toute pièce.

Il est utile de se poser quelques questions avant de commencer. Les réponses à ces questions vont conditionner l'orientation que nous allons donner au modèle.

Questions à se poser

- Aurons-nous besoin d'un déroulement automatique ?

- Y aura-t-il une interaction avec l'utilisateur avant ouverture du modèle ?

- Aurons-nous besoin de répéter certaines informations ?

- Y aura-t-il une hiérarchisation des titres ?

- L'utilisateur aura-t-il accès à tout le document ou seulement à certaines zones ?

Par déroulement automatique, je pense à la récupération de certaines informations en fonction de l'utilisateur comme son adresse E-mail, son numéro de téléphone, numéro de FAX. Si vous travaillez en réseau, l'automatisation de ces tâches permet la centralisation et l'homogénéité des modèles. Il est plus pratique d'avoir un modèle central identique pour tout le monde plutôt qu'un modèle par individu.

Si certaines réponses ou données doivent être fournies par l'utilisateur lors de la création du document, il sera nécessaire de créer une UserForm pour interagir avec l'utilisateur.

Dans certains documents, une partie des informations sera répétée sur une voire plusieurs pages. Si c'est le cas il faudra envisager l'utilisation des champs ou d'une UserForm.

Pour la partie hiérarchisation, je pense principalement à une table des matières, mais on peut élargir aux index et à une table des illustrations. Si la position de l'index et des tables de références est connue, on peut aisément les inclure au modèle.

Si vous décidez d'utiliser un formulaire, ou de limiter le traitement de l'information à quelques zones de votre document, vous devrez protéger votre document. Cette protection peut s'étendre à tout le document ou seulement à certaines sections.

Les graphismes comme les logos, les filigranes, les pages de garde pourront eux aussi être intégrés au document.

2 - La création de notre modèle.

Pour créer un modèle, vous pouvez créer un document et ensuite le sauvegarder en modèle. Cette méthode est la plus expéditive.

Pour créer un modèle, la méthode est similaire à la création d'un nouveau document. Vous devez utiliser le Bouton Office et Nouveau.

Vous avez ensuite plusieurs possibilités, le premier choix "Vierge et Récents" ne permet pas la création d'un modèle, seuls les deux suivants nous intéressent, Modèles Installés et Mes Modèles. Dès que votre choix est fait, vous pouvez cocher une case pour spécifier que vous voulez créer un nouveau modèle de document.

Notre choix portera sur un nouveau modèle basé sur un document vide.

Dès l'ouverture de votre document, je vous conseille de le sauvegarder. Par défaut, Word vous propose l'extension .dotx et le répertoire contenant vos modèles approuvés. Pour vos modèles, je vous conseille d'utiliser l'extension .dotm qui permet l'utilisation de macro.

Vous avez maintenant à l'écran un document vierge qui est la copie de votre normal.dotm.

2-A - Les titres

Si vous désirez intégrer la gestion des titres hiérarchisés dans votre document, c'est à mon avis la première chose à faire.
Pour modifier les titres, vous devez sous l'onglet Accueil activer le volet des Styles.

Il sera possible de modifier les Styles de titre pour les hiérarchiser. Le simple fait de passer avec la souris sur la flèche du titre permet de connaître son contenu.

Nous savons que le Titre 1 possède le niveau hiérarchique 1. Vous l'aurez compris, c'est le niveau de titre qui va déterminer la position dans la hiérarchie. La meilleure solution est de garder la hiérarchie des titres en fonction des niveaux. Pour déterminer la numérotation des titres, il faut passer par le Ruban, l'onglet Accueil et dans le Groupe Paragraphe, liste à plusieurs niveaux.

Ce bouton donne accès à une boîte de dialogue.

Cette boîte de dialogue permet de choisir une liste prédéfinie ou de créer une nouvelle liste. Nous allons choisir "Définir une liste à plusieurs niveaux".

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez définir le type de numérotation par niveau.

Si la définition des niveaux ne correspond pas aux titres, vos titres ne seront pas numérotés.

1. Définit le niveau concerné.

2. Donne un aperçu de la numérotation.

3. Permet de modifier ou ajouter le texte qui sera associé à votre numérotation.

1. Permet de définir le type de numérotation affecté au niveau.

2. Permet de choisir successivement le rappel de la numérotation des niveaux précédents.

La boîte de dialogue vous permet d'afficher plus d'options.

1. Affichage d'options supplémentaires

2. Détermine le début de la numérotation et quand elle doit recommencer.

L'exemple ci-dessus est un exemple où la numérotation pour tous les niveaux est identique et le rappel des niveaux précédents est utilisé.

Il reste encore à associer les niveaux de titre aux styles.

Le résultat obtenu.

Dans cet exemple nous abordons les titres mais vous pouvez définir une numérotation à des paragraphes qui ne sont pas des titres.

2-B - La mise en page

Pour la mise en page, vous devez avoir en tête plusieurs éléments.

- Avez-vous besoin d'un en-tête ou pied de page ?

- La première page sera-t-elle différente des autres ?

Il est fréquent pour les documents d'avoir une première page différente des autres, c'est le cas pour des lettres, Fax, Livres, ...

La première page différente s'obtient par la mise en page du document.

Pour obtenir une boîte de dialogue étoffée sur la mise en page, dans l'onglet Mise en en page et dans le coin inférieur droit du groupe Mise en page, se trouve un bouton permettant d'ouvrir la boîte de dialogue.

Cette boîte de dialogue possède trois onglets. Le premier concerne les marges et l'orientation du document. Une liste déroulante vous permet d'obtenir un aperçu de la mise en page.

Le second onglet permet de définir la taille du papier ainsi que les options de l'imprimante.

Attention, les options de l'imprimante sont les options de votre imprimante par défaut. Si l'utilisateur de votre modèle ne possède pas la même imprimante, ces paramètres seront incorrects.

Le dernier onglet permet de définir certains paramètres tels que la première page différente, pages paires et impaires différentes (livre), ajout de la numérotation des lignes, l'alignement du texte sur la page, ...

Dans le cas d'une première page différente, vous devrez dans votre modèle avoir deux pages. La seconde sera supprimée ensuite. De cette manière, la seconde page sera reproduite dans votre document dès qu'une seconde page va apparaître.

Je vous conseille de ne pas créer d'entête ou de pied de page avant de faire le choix d'une première page différente. La gestion est juste un peu plus facile.

Vous pouvez également ajouter une page de garde à votre modèle. Cette page de garde peut être définie ou non.

La page de garde prend la place de la première page.

2-C - Les styles

Les styles font partie d'un morceau important dans un modèle. Les styles prédéfinis sont en règle générale suffisants pour l'élaboration de votre modèle, mais il arrive que vous ayez besoin de styles supplémentaires.

Vous pouvez modifier les styles en utilisant le volet Style. Pour afficher le volet des styles, vous devrez utilisez le bouton situé dans le coin inférieur droit du groupe Styles situé dans l'onglet Accueil.

Dans le volet des styles, je vous conseille d'afficher l'aperçu, c'est nettement plus convivial.

Sans aperçu

Avec aperçu

Pour modifier un style ou créer un nouveau style : vous devez cliquer sur le bouton nouveau style.

Vous ouvrirez une nouvelle boîte de dialogue qui vous permettra de modifier un style existant ou de créer un nouveau style de toute pièce.

1. Le nom du style

2. Le type de style, les deux plus fréquents sont paragraphe et caractère

3. Le style qui sert de départ

4. Le style du paragraphe suivant (pour un titre par exemple, ce sera normal)

5. Le bouton format permet de modifier le style de façon plus précise.

Après le clic sur le bouton Format, vous avez la possibilité de choisir quels attributs du style vous allez modifier.

1. Liste des attributs modifiables

2. Vous devez cocher cette case si vous voulez que votre nouveau style soit présent dans tous les documents basés sur ce modèle.

2-D - Le fond

Vous pouvez décider d'intégrer un fond à votre document. Si vous souhaitez une page de garde, n'oubliez pas que ce fond devra commencer à la seconde page de votre document. Les fonds colorés se marient malgré tout assez bien avec les pages de garde.

Pour le fond, vous avez donc deux possibilités, un filigrane ou un fond coloré. En filigrane, vous pouvez ajouter une image ou un texte, pour un fond coloré, il sera uni.

Couleur de page

Filigrane

Ajout d'un filigrane personnalisé.

2-E - Les contrôles de contenu

Nouveauté sous Word 2007, vous pouvez ajouter des contrôles de contenu. Ces contrôles vont vous permettre d'utiliser un sélecteur de date, une liste déroulante, une zone de texte.
Les contrôles de contenu sont accessibles sous l'onglet développeur dans le groupe Contrôles.

Dans l'ordre, les contrôles sont les suivants :

1. Les deux premiers contrôles sont utilisés pour du texte enrichi ou brut.

2. Le contrôle de contenu image

3. La zone de liste déroulante

4. La liste déroulante

5. Le sélecteur de date

6. Un composant bloc de construction

2-E-1 - Texte brut ou enrichi

Vous pouvez ajouter une zone de texte à votre document, les propriétés de la zone permettent de supprimer ou de garder le contrôle de contenu après son utilisation. De même, vous pouvez étaler ce contrôle sur plusieurs lignes en autorisant les retours à la ligne.

La différence entre texte brut ou enrichi réside dans la manière d'enrichir le texte. Si vous attribuez une mise en forme italique à une zone de texte enrichi, seule la partie sélectionnée sera en italique, alors que pour un texte brut, tout le texte sera en italique.

2-E-2 - Les contrôles de contenu image

Ces contrôles permettent d'ajouter rapidement une image, un seul clic dans le contrôle sur le symbole vous ouvre une boîte de dialogue permettant de choisir le fichier image que vous souhaitez ajouter.

2-E-3 - La zone de liste déroulante

Ce contrôle vous permet de définir une liste d'éléments qui pourront être utilisés par vos utilisateurs.

2-E-4 - Sélecteur de date

Ce contrôle permet à l'utilisateur de choisir une date. Cette méthode est assez conviviale.

2-F - Les champs

L'utilisation de certains champs peut-être d'une aide réelle. La date du jour semble être le champ le plus évident à utiliser.

De même, le champ comportant le chemin complet du fichier est d'une grande aide. Quelle joie de ne pas chercher où se trouve le fichier que l'on a sous les yeux en copie papier.

{ FILENAME  \p \* MERGEFORMAT }

Ce champ est à mettre dans le pied de page. Tutoriel sur l'utilisation des champs dans Word

2-G - En VBA

Une solution que j'utilise souvent en VBA, c'est la récupération du nom d'utilisateur pour afficher dans mon document des informations comme l'adresse E-mail, le numéro de téléphone, ...

La fonction suivante va récupérer le nom d'utilisateur système. Si vous comparez la valeur obtenue à une valeur stockée dans une table, vous pouvez extraire de cette table des données.

Public Function Utilisateur() As String
Utilisateur = Environ("UserName")
End Function

Si dans une table vous placez les noms d'utilisateurs dans la première colonne et d'autres informations dans les autres colonnes, vous pouvez par comparaison trouver le nom de l'individu et récupérer les informations le concernant.

Pour cette opération, nous allons utiliser une fonction qui sera utilisée lors de la création d'un nouveau document.

Private Sub Document_New()

End Sub

Ce module sera placé dans ThisDocument du modèle.
Pour éviter certaines confusions auprès de vos utilisateurs, je vous conseille de mettre ces informations dans un document séparé.

Utilisateur

Nom

Prénom

Tel

E-mail

Heureux-oli

Lebeau

Olivier

+32 2 764 22 11

Olivier@fai.be

Voilà un exemple de tableau.

Dans le modèle, vous allez insérer quatre signets pour recevoir les données relatives aux utilisateurs.

Private Sub Document_New()
Dim oTbl As Table
Dim oDoc As Document, oDoc1 As Document
Dim i As Integer
Dim Nom As String, Prenom As String, Tel As String, Email As String
Set oDoc1 = ActiveDocument

Set oDoc = Documents.Open(FileName:="c:\temp\DataDoc.docx")
Set oTbl = oDoc.Tables(1)
' On va parcourir les cellules de la première colonne et
' comparer le texte de la cellule avec le nom d'utilisateur
'La position de la ligne est représentée par la valeur de i
For i = 1 To oTbl.Rows.Count
If UCase(Utilisateur) = UCase(NetText(oTbl.Cell(i, 1).Range.Text)) Then
Nom = NetText(oTbl.Cell(i, 2).Range.Text)
Prenom = NetText(oTbl.Cell(i, 3).Range.Text)
Tel = NetText(oTbl.Cell(i, 4).Range.Text)
Email = NetText(oTbl.Cell(i, 5).Range.Text)
End If
Next i
'On va injecter les données extraites dans les signets du document
With oDoc1
.Bookmarks(1).Range.Text = Nom
.Bookmarks(2).Range.Text = Prenom
.Bookmarks(3).Range.Text = Tel
.Bookmarks(4).Range.Text = Email
End With
oDoc1.Close
oDoc.Activate
End Sub

Avec la fonction NetText, nous allons éliminer les deux derniers caractères contenus dans une cellule pour ne garder que le texte.

Public Function NetText(stTemp As String) As String
NetText = Left(stTemp, Len(stTemp) - 2)

End Function

3 - Conclusion et remerciements

Dans cet article, toutes les possibilités n'ont pas été abordées. La pratique vous permettra de découvrir d'autres possbibilités pour la création de vos modèles. J'ai tenté d'aborder ce qui me semblait le plus important pour la création de modèles de document.

Mes remerciements vont à l'équipe Office ainsi qu'à tous les membres de la rédaction de DVP. Mais plus particulièrement à Juju_41 et Jeannot45, qui m'ont tous deux aidés à la correction.